Logística da Distribuição de Correspondência

• A logística da Distribuição de Correspondências é um processo complexo que envolve várias etapas, cujo objetivo é  garantir que as cartas e pacotes cheguem aos destinatários de maneira eficiente e segura.  Seguem, portanto, os principais passos desse processo:

  Triagem

  • A triagem, passo fundamental para a organização e agilização do processo de Distribuição, ocorre nos   centros de triagem, os quais possuem máquinas e mão de obra especializada e classificam as  correspondências, por tamanho, formato e destino geral, sendo esta a triagem inicial. A triagem poderá ser feita de forma automática ou manual, conforme a apresentação das mesmas.
  • Triagem Automática:  A triagem automática, a qual é feita por  máquinas específicas, agiliza a classificação e entendimento de  endereços  complexos, endereços com códigos de barras e, também, distingue regiões e rotas específicas, sendo as principais funções dessas máquinas  a  leituras dos códigos de barras e endereços e a classificação das  correspondências por regiões e rotas específicas, desta forma, otimizando e agilizando o processo.
  • Triagem Manual:  A opção pela triagem manual se torna necessária quando as correspondências, por algum motivo, não podem ser processadas automaticamente.  Motivos esses que podem ser endereços ilegíveis, dentre outros..

  Expedição -Atividades

  • Verificação  dos Endereços: Esta atividade qual tem por finalidade a confirmação da exatidão dos endereços e, se necessário,  a correção ou complementação.
  • Tarifação: A tarifação é a atividade que segue o processo de   pesagem e classificação das correspondências pelo tipo de envio, que pode ser regular ou expressa. Desta formas será possível atribuir  as respectivas tarifas a cada correspondência.

  • Despacho das Correspondências:  O despacho das correspondências é a atividade que antecede o encaminhamento das correspondências para os meios de transportes predefinidos. Esta atividade será realizada pelo Departamento de Transportes, o qual se encarregará do encaminhamento das correspondências para empresas transportadoras que efetuarão a entrega para os destinatários.

  Rastreamento e Feedback

  • Rastreamento: O rastreamento online possibilita aos remetentes e destinatários acompanhar o status da correspondência. Portanto, é fundamental, que tanto remetentes como destinatários possuam o número de ordem para o rastreamento.
  • Feedback e Gestão de Reclamações: Em caso de problemas (extravio, atraso, etc.), existem canais de atendimento para resolver as questões e melhorar o serviço.

  Tecnologia e Inovação

  • Automação e IA: Implementação de tecnologias avançadas são importantes para melhorar a eficiência e precisão da triagem e entrega. A automação aprimora a qualidade e produtividade do serviço efetuado.
  • Sustentabilidade: É a adoção de práticas sustentáveis, como veículos elétricos e embalagens recicláveis, para reduzir o impacto ambiental. Essas medidas visam a evitar transtornos e prejuízos tanto para a empresa como para o meio ambiente.

Departamentos de Distribuição:

• Os Departamentos de Distribuição desempenham um papel crucial na logística de preparação e expedição de correspondências, garantindo que as cartas e pacotes cheguem ao destino final de forma eficiente. Aqui estão os principais departamentos envolvidos nesse processo e suas respectivas funções:

  Departamento de Triagem

  • Função: Classificar as correspondências com base no tamanho, formato e destino.
  • Atividades: Utiliza máquinas de triagem automática e processos manuais para separar as correspondências por categorias e áreas geográficas, para que a agilização e otimização do processo de entrega.

  3. Departamento de Expedição 

  • Função: Gerenciar a verificação, pesagem e tarifação das correspondências, providenciando o seu encaminhamento, através do direcionamento para a área de Transporte.
  • Atividades: Confere endereços, calcula tarifas de envio; aplica etiquetas de endereços; encaminha as correspondências para a área de Transporte.

  4. Departamento de Transporte – Funções e Atividades

  • Função:  A função da área de Transportes é  garantir a condução das Correspondências até os Canais de Distribuição, que são as empresas Transportadoras, predeterminadas para efetiva entrega destas aos destinatários.
  • Atividades: Selecionar os  diversos meios de transporte (caminhões, aviões, trens) para transferir correspondências de acordo com a urgência e distância.

  • Canais de Distribuição 

  • Função: Receber da empresa Distribuidora as Correspondências aos destinatários; Gerenciar a entrega final destas  aos  respectivos destinatários, tendo como principais atividades: A Organização das  rotas de entrega, a qual demanda o emprego carteiros e veículos de entrega, e realização da distribuição final diretamente nas residências e empresas destinatárias.

  5. Departamento de Atendimento ao Cliente

  • Atividades:  Atender ao Cliente com qualidade, buscando  constantemente a satisfação destes, resolvendo seus problemas, e lidando com possíveis reclamações, procurando solucioná-las; Efetuar rastreamento de correspondências , a fim de facilitar a obtenção de informações quando necessário,  e, consequentemente, assegurar a qualidade do serviço entregue. Enfim, fornecer suporte ao Cliente, pois ele é a razão de todo o trabalho e da existência da Empresa.

  6. Departamento de Tecnologia da Informação (TI)

  • Função: Implantar sistemas e dar Suporte tecnológico para todos os processos de logística.
  • Atividades: Desenvolvimento e manutenção de sistemas de rastreamento, automação de processos de triagem, e implementação de novas tecnologias para melhorar a eficiência no  desempenho das atividades.

  7. Departamento de Qualidade e Sustentabilidade

  • Função: Assegurar a qualidade dos serviços e a adoção de práticas sustentáveis, buscando também garantir um meio ambiente saudável.
  • Atividades: Para a Qualidade dos Serviços, Elaborar, Indicadores de Qualidade, e Indicadores do  desempenho, através dos quais é possível medir, monitorar, e criar medidas para o aprimoramento das e otimização das atividades; e para a Sustentabilidade: Buscar Implementar  iniciativas para reduzir o impacto ambiental, como o uso de embalagens recicláveis e veículos elétricos.

  8. Departamento de Segurança

  • Função: O Departamento de segurança visa proteger a integridade das correspondências durante todo o processo logístico, sendo que o uso  de material seguro e embalagem de qualidade, além de mão de obra qualificada podem favorecer em todo este processo.
  • Atividades: Implementação de medidas de segurança e proteção, a fim de  evitar extravios, roubos e danos às correspondências; e, também prover e utilizar materiais seguros.

  9. Departamento de Planejamento e Logística

  O departamento de Planejamento, o qual desempenha um papel vital na Distribuição das Correspondências, pois ele antecipa de forma até preventiva, quando trabalhando de forma integrada com a  Logística, para garantir que as correspondências sejam entregues de maneira precisa e pontual, sendo suas principais funções o gerenciamento do planejamento estratégico e a Coordenação das operações logísticas, tendo como principais atividades a Análise de fluxos de correspondências, a otimização de rotas de transporte e entrega, bem como a previsão de demandas para alocação de eficiente recursos.

  Além disso, a implantação de Indicadores poderá auxiliar no acompanhamento das metas estabelecidas no planejamento.